Принципи захисту персональних даних

Надавач послуг проживання: Business system s. r. o., Bystrická 27, 841 07 Bratislava – міська частина Devínska Nová Ves, Словацька Республіка. IČO 47 571 420, DIČ 2024008998, зареєстрована в Торговельному реєстрі Міського суду Bratislava III, розділ Sro, запис № 96388/B. Електронна пошта business.system.sro@gmail.com, телефон +421 903 788 711. Апартаментами ми керуємо під брендом T&O Apartments на веб-сайті toapartments.eu. Повні ідентифікаційні дані наведені на сторінці Контакти.

Оператор не призначив відповідальну особу (DPO), якщо такий обов'язок для нього не виникне відповідно до ст. 37 GDPR. Запити суб'єктів даних, надсилайте на адресу business.system.sro@gmail.com.

1. Сфера застосування принципів

Ці принципи стосуються прямого та платформного бронювання, спілкування з гостем, розміщення, законного обліку гостей, платежів, скарг та відвідування веб-сайту toapartments.eu. Платформи бронювання та постачальники платежів можуть виступати як самостійні оператори при власній обробці даних.

2. Які персональні дані ми обробляємо

• ідентифікаційні та контактні дані — ім'я, прізвище, адреса, електронна пошта, телефон, за необхідності дата народження;
• дані про бронювання — апартаменти, період, кількість гостей, спеціальні запити, час прибуття та історія змін бронювання;
• дані книги реєстрації гостей — ім'я, прізвище, номер посвідчення особи або паспорта, адреса постійного місця проживання та період розміщення; для іноземців також громадянство, дата народження та дані повідомлення про проживання, включаючи підпис на офіційному бланку;
• платіжні та облікові дані — сума, валюта, статус платежу, ідентифікатор транзакції, дані для виставлення рахунка та дані про податок на розміщення; повні дані платіжної карти обробляє виключно платіжна установа;
• спілкування, скарги та докази — повідомлення, можливі фотографії недоліків або пошкоджень, запис про вирішення;
• технічні дані сайту — IP-адреса, тип пристрою та браузера, журнали безпеки та ідентифікатори cookies.

Не надавайте спеціальні категорії даних (наприклад, дані про здоров'я), якщо вони не є необхідними для конкретного запиту. Ми не використовуємо систему відеоспостереження ані в апартаментах, ані у спільних приміщеннях. Електронні записи про відкриття дверей ми обробляємо лише в обсязі, що генерується замком апартаменту, і лише з метою безпеки.

3. Цілі, правові основи та строки зберігання

• Запит, бронювання та розміщення — контактні та дані про бронювання, спілкування. Правова основа: виконання договору, ст. 6 п. 1 літ. b) GDPR. Строк: під час бронювання та розміщення, далі зазвичай 3 роки для захисту правових вимог.
• Платежі, облік та податки — транзакція, рахунок-фактура, дані про розміщення та податок на розміщення. Правова основа: законний обов'язок, ст. 6 п. 1 літ. c). Строк: бухгалтерські документи — 10 років після завершення відповідного облікового періоду.
• Книга реєстрації гостей та повідомлення про проживання іноземців — ідентичність, документ, громадянство, період розміщення. Правова основа: законний обов'язок відповідно до закону № 253/1998 Z. z. та § 113 закону № 404/2011 Z. z. Строк: установлений законом контрольний та архівний строк; заповнений бланк повідомлення про проживання з підписом видаляється з наших систем після спливу встановленого строку зберігання та не пізніше, ніж разом з анонімізацією даних гостя.
• Онлайн реєстрація перед прибуттям — незатверджені та невикористані реєстраційні подання автоматично видаляються протягом 90 днів.
• Скарги та правові вимоги — бронювання, повідомлення, фотографії. Правова основа: ст. 6 п. 1 літ. b), c) та f). Строк: до завершення справи, зазвичай 3 роки, довше — за наявності судового провадження.
• Безпека та запобігання шахрайству — журнали, доступи, інциденти. Правова основа: законний інтерес, ст. 6 п. 1 літ. f). Строк: журнали операцій зазвичай 90 днів, записи внутрішніх сповіщень 180 днів, запис про інцидент — до спливу строку позовної давності.
• Внутрішній облік змін (аудит) — хто та коли змінив запис. Правова основа: законний інтерес. Строк: зазвичай 2 роки.
• Фотографії прибирання та обслуговування — документація стану апартаменту. Правова основа: законний інтерес. Строк: 1 рік (прибирання), 2 роки (записи про несправності та пошкодження).
• Необхідні cookies — cookie, IP, журнал безпеки. Правова основа: необхідність послуги, явно запитаної користувачем. Строк: сеанс або технічно необхідний строк.
• Аналітичні cookies — онлайн ідентифікатори та активність на сайті. Правова основа: згода відповідно до § 109 п. 8 закону № 452/2021 Z. z. Строк: до відкликання згоди або до закінчення строку дії конкретного cookie.

Після завершення проживання та спливу зазначених строків персональні дані гостя анонімізуються; це відбувається не пізніше ніж через 10 років після виїзду, що відповідає строкам позовної давності та архівного зберігання. Ми видаляємо або анонімізуємо дані раніше, якщо мета зникає і немає ані обов'язку, ані законної потреби у подальшому зберіганні. Резервні копії перезаписуються відповідно до циклу резервного копіювання.

4. Джерела даних

Дані ми отримуємо безпосередньо від гостя, від особи, яка бронює для групи, від платформи бронювання, від постачальника платежів, від замовника-підприємства або автоматично при використанні сайту. Особа, яка надає дані інших гостей, зобов'язана поінформувати їх про ці принципи.

5. Одержувачі та посередники

Персональні дані ми розкриваємо лише у необхідному обсязі та на основі угоди про обробку даних:

• платформи бронювання та менеджер каналів — Booking.com, Airbnb, Beds24 (синхронізація бронювань та доступності);
• платіжні установи та банки — Stripe Payments Europe, Ltd. (платежі карткою) та банк надавача послуг (перекази, QR-платежі);
• хостинг та інфраструктура — Hetzner Online GmbH, сервери в Європейському союзі;
• електронна пошта — Google Ireland Ltd. (Gmail / Google Workspace);
• машинна обробка документів при реєстрації гостя — Google Cloud Vision, обробка на європейській кінцевій точці; дані зображення не зберігаються, отримується лише текстовий результат;
• аналітика сайту — Google Analytics 4, активується виключно після надання згоди на аналітичні cookies;
• внутрішні операційні сповіщення команди — Telegram (ім'я гостя, апартаменти та період у обсязі, необхідному для операцій);
• машинний переклад вмісту сайту — Anthropic (Claude); перекладається лише редакційний контент, не персональні дані гостей;
• бухгалтер, прибирання, обслуговування та аварійні служби — у необхідному обсязі;
• органи державної влади — Столиця СР Братислава (податок на розміщення), Поліція Словацької Республіки (повідомлення про проживання іноземців), податкові, судові та контрольні органи, якщо того вимагає закон;
• юридичні консультанти, страховики та аудитори — при конкретній претензії.

Ми не продаємо та не надаємо персональні дані третім сторонам для їхнього власного маркетингу.

6. Передача за межі ЄЕП

Дані ми обробляємо переважно в Європейському Союзі. Якщо один з перелічених постачальників обробляє дані також поза Європейським економічним простором, передача здійснюється на основі рішення Європейської комісії про адекватність, стандартних договірних умов та, за потреби, додаткових заходів. Інформацію про конкретні гарантії можна запросити за адресою business.system.sro@gmail.com.

7. Cookies та онлайн технології

Необхідні cookies ми використовуємо для роботи та безпеки сайту. Аналітичні cookies активуються лише після вашої підтвердженої згоди. Детальна інформація, включаючи список конкретних cookies, наведена в Принципах використання cookies.

8. Прямий маркетинг

Наразі ми не проводимо розсилок новин і рекламних email-кампаній. Ми надсилаємо лише сервісні повідомлення, пов'язані з конкретним бронюванням (підтвердження, нагадування про оплату, інструкції щодо прибуття, прохання залишити відгук після проживання). Якщо в майбутньому ми впровадимо маркетингову комунікацію, ми запросимо окрему згоду з можливістю простої та безоплатної відписки.

9. Автоматизоване прийняття рішень

Ми не виконуємо автоматизоване прийняття рішень та профілювання з юридичними або подібними істотними наслідками для суб'єкта даних.

10. Безпека

Ми використовуємо відповідні технічні та організаційні заходи, зокрема керування доступом за ролями, двофакторну аутентифікацію для адміністраторських облікових записів, шифровану передачу даних (HTTPS), зашифровані резервні копії, регулярні оновлення, мінімізацію даних, угоди з посередниками та процедуру вирішення інцидентів безпеки. Порушення захисту персональних даних ми розглядаємо відповідно до ст. 33 і 34 GDPR.

11. Права суб'єкта даних

• право на доступ та копію даних;
• право на виправлення та доповнення;
• право на видалення, якщо не існує законного обов'язку або іншої причини для зберігання;
• право на обмеження обробки;
• право на переносимість при виконанні законних умов;
• право заперечувати проти обробки на основі законного інтересу;
• право будь-коли відкликати надану згоду з дією на майбутнє.

Запит надсилайте на адресу business.system.sro@gmail.com. Ми можемо в розумному обсязі перевірити вашу особу. Ми відповідаємо без невиправданої затримки, як правило, протягом одного місяця; для складного запиту строк можна продовжити відповідно до GDPR. Звертаємо увагу, що ми не можемо видалити дані з книги реєстрації гостей та з повідомлень про проживання іноземців до спливу встановленого законом строку.

Скаргу можна подати до Управління із захисту персональних даних Словацької Республіки, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk. Попередній контакт з оператором не є умовою.

12. Обов'язок надання даних та діти

Дані, позначені при бронюванні та при реєстрації як обов'язкові, необхідні для укладення договору або для виконання встановленого законом обов'язку ведення обліку. Без них неможливо підтвердити бронювання або законно надати розміщення. Додаткові cookies є добровільними. Бронювання здійснює повнолітня особа; дані неповнолітніх гостей обробляються лише у необхідному обсязі за участю відповідальної дорослої особи.

13. Зміни принципів

Поточна версія цих принципів завжди доступна на цій сторінці та містить дату набрання чинності. Суттєва зміна не застосовується зі зворотною дією у спосіб, що суперечить закону. Якщо потрібна нова згода, ми запросимо її окремо.

Правова основа: Регламент (ЄС) 2016/679 (GDPR); закон № 18/2018 Z. z.; закон № 253/1998 Z. z.; § 113 закону № 404/2011 Z. z.; § 109 п. 8 закону № 452/2021 Z. z.