Zásady ochrany osobných údajov

Ubytovateľ: Business system s. r. o., Bystrická 27, 841 07 Bratislava – mestská časť Devínska Nová Ves, Slovenská republika. IČO 47 571 420, DIČ 2024008998, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 96388/B. E-mail business.system.sro@gmail.com, telefón +421 903 788 711. Apartmány prevádzkujeme pod značkou T&O Apartments na webovom sídle toapartments.eu. Úplné identifikačné údaje sú na stránke Kontakt.

Prevádzkovateľ nemá určenú zodpovednú osobu (DPO), pokiaľ mu táto povinnosť nevznikne podľa čl. 37 GDPR. Žiadosti dotknutých osôb posielajte na business.system.sro@gmail.com.

1. Rozsah zásad

Tieto zásady sa vzťahujú na priame aj platformové rezervácie, komunikáciu s hosťom, ubytovanie, zákonnú evidenciu hostí, platby, reklamácie a na návštevu webového sídla toapartments.eu. Rezervačné platformy a poskytovatelia platieb môžu pri vlastnom spracúvaní vystupovať ako samostatní prevádzkovatelia.

2. Aké osobné údaje spracúvame

• identifikačné a kontaktné údaje — meno, priezvisko, adresa, e-mail, telefón, podľa potreby dátum narodenia;
• rezervačné údaje — apartmán, termín, počet hostí, osobitné požiadavky, čas príchodu a história zmien rezervácie;
• údaje knihy ubytovaných — meno, priezvisko, číslo občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu, adresa trvalého pobytu a doba ubytovania; pri cudzincovi aj štátna príslušnosť, dátum narodenia a údaje hlásenia pobytu vrátane podpisu na úradnom tlačive;
• platobné a účtovné údaje — suma, mena, stav platby, identifikátor transakcie, fakturačné údaje a údaje o dani za ubytovanie; úplné údaje platobnej karty spracúva výlučne platobná inštitúcia;
• komunikácia, reklamácie a dôkazy — správy, prípadné fotografie nedostatku alebo škody, záznam o riešení;
• technické údaje webu — IP adresa, typ zariadenia a prehliadača, bezpečnostné logy a identifikátory cookies.

Osobitné kategórie údajov (napríklad údaje o zdraví) neposkytujte, ak nie sú nevyhnutné pre konkrétnu požiadavku. Kamerový systém v apartmánoch ani v spoločných priestoroch neprevádzkujeme. Elektronické záznamy o otvorení dverí spracúvame len v rozsahu, v akom ich generuje zámok apartmánu, a len na účel bezpečnosti.

3. Účely, právne základy a doby uchovávania

• Dopyt, rezervácia a pobyt — kontaktné a rezervačné údaje, komunikácia. Právny základ: plnenie zmluvy, čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Doba: počas rezervácie a pobytu, potom spravidla 3 roky na ochranu právnych nárokov.
• Platby, účtovníctvo a dane — transakcia, faktúra, údaje o pobyte a dani za ubytovanie. Právny základ: zákonná povinnosť, čl. 6 ods. 1 písm. c). Doba: účtovné záznamy 10 rokov po skončení príslušného účtovného obdobia.
• Kniha ubytovaných a hlásenie pobytu cudzincov — identita, doklad, štátna príslušnosť, doba pobytu. Právny základ: zákonná povinnosť podľa zákona č. 253/1998 Z. z. a § 113 zákona č. 404/2011 Z. z. Doba: po zákonom určenú kontrolnú a archivačnú dobu; vyplnené tlačivo hlásenia pobytu s podpisom sa v našich systémoch odstraňuje po uplynutí nastavenej retenčnej lehoty a najneskôr spolu s anonymizáciou údajov hosťa.
• Online registrácia pred príchodom — neschválené a nevyužité registračné podania sa automaticky mažú do 90 dní.
• Reklamácie a právne nároky — rezervácia, správy, fotografie. Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b), c) a f). Doba: do uzavretia veci a spravidla 3 roky, dlhšie pri prebiehajúcom konaní.
• Bezpečnosť a prevencia podvodov — logy, prístupy, incidenty. Právny základ: oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f). Doba: prevádzkové logy spravidla 90 dní, záznamy o interných notifikáciách 180 dní, záznam o incidente do skončenia nárokov.
• Interná evidencia zmien (audit) — kto a kedy zmenil záznam. Právny základ: oprávnený záujem. Doba: spravidla 2 roky.
• Fotografie z upratovania a údržby — dokumentácia stavu apartmánu. Právny základ: oprávnený záujem. Doba: 1 rok (upratovanie), 2 roky (záznamy o poruchách a škodách).
• Nevyhnutné cookies — cookie, IP, bezpečnostný log. Právny základ: nevyhnutnosť služby výslovne požadovanej používateľom. Doba: relácia alebo technicky potrebná doba.
• Analytické cookies — online identifikátory a aktivita na webe. Právny základ: súhlas podľa § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. Doba: do odvolania súhlasu alebo do expirácie konkrétneho cookie.

Po skončení pobytu a uplynutí uvedených lehôt sa osobné údaje hosťa anonymizujú; najneskôr sa tak deje po 10 rokoch od odchodu, čo zodpovedá premlčacím a archivačným lehotám. Údaje vymažeme alebo anonymizujeme skôr, ak účel zanikne a neexistuje povinnosť ani oprávnená potreba ďalšieho uchovania. Záložné kópie sa prepisujú podľa cyklu zálohovania.

4. Zdroje údajov

Údaje získavame priamo od hosťa, od osoby rezervujúcej pre skupinu, od rezervačnej platformy, od poskytovateľa platieb, od firemného objednávateľa alebo automaticky pri používaní webu. Osoba, ktorá poskytuje údaje ďalších hostí, ich musí o týchto zásadách informovať.

5. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Osobné údaje sprístupňujeme len v nevyhnutnom rozsahu a na základe zmluvy o spracúvaní:

• rezervačné platformy a channel manager — Booking.com, Airbnb, Beds24 (synchronizácia rezervácií a dostupnosti);
• platobné inštitúcie a banky — Stripe Payments Europe, Ltd. (platby kartou) a banka ubytovateľa (prevody, QR platby);
• hosting a infraštruktúra — Hetzner Online GmbH, servery v Európskej únii;
• e-mailová komunikácia — Google Ireland Ltd. (Gmail / Google Workspace);
• strojové spracovanie dokladov pri registrácii hosťa — Google Cloud Vision, spracovanie na európskom koncovom bode; obrazové dáta sa neuchovávajú, prevezme sa iba textový výsledok;
• analytika webu — Google Analytics 4, aktivuje sa výlučne po udelení súhlasu s analytickými cookies;
• interné prevádzkové notifikácie tímu — Telegram (meno hosťa, apartmán a termín v rozsahu potrebnom na prevádzku);
• strojový preklad obsahu webu — Anthropic (Claude); prekladá sa iba redakčný obsah, nie osobné údaje hostí;
• účtovník, upratovanie, údržba a havarijné služby — v nevyhnutnom rozsahu;
• orgány verejnej moci — Hlavné mesto SR Bratislava (daň za ubytovanie), Policajný zbor SR (hlásenie pobytu cudzincov), daňové, súdne a kontrolné orgány, ak to vyžaduje zákon;
• právni poradcovia, poisťovne a audítori — pri konkrétnom nároku.

Osobné údaje nepredávame a neposkytujeme tretím stranám na ich vlastný marketing.

6. Prenosy mimo EHP

Údaje spracúvame prednostne v Európskej únii. Ak niektorý z uvedených dodávateľov spracúva údaje aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek a v prípade potreby doplnkových opatrení. Informáciu o konkrétnych zárukách možno vyžiadať na business.system.sro@gmail.com.

7. Cookies a online technológie

Nevyhnutné cookies používame na fungovanie a bezpečnosť stránky. Analytické cookies sa aktivujú až po vašom preukázateľnom súhlase. Podrobnosti vrátane zoznamu konkrétnych cookies sú v Zásadách používania cookies.

8. Priamy marketing

Newsletter ani reklamné e-mailové kampane v súčasnosti neprevádzkujeme. Zasielame iba servisnú komunikáciu súvisiacu s konkrétnou rezerváciou (potvrdenie, platobné výzvy, pokyny na príchod, žiadosť o spätnú väzbu po pobyte). Ak by sme marketingovú komunikáciu v budúcnosti zaviedli, vyžiadame si samostatný súhlas s možnosťou jednoduchého a bezplatného odhlásenia.

9. Automatizované rozhodovanie

Nevykonávame automatizované rozhodovanie ani profilovanie s právnym alebo podobne významným účinkom na dotknutú osobu.

10. Bezpečnosť

Používame primerané technické a organizačné opatrenia, najmä riadenie prístupov podľa rolí, dvojfaktorové overenie pre administrátorské účty, šifrovaný prenos (HTTPS), šifrované zálohy, pravidelné aktualizácie, minimalizáciu údajov, zmluvy so sprostredkovateľmi a postup riešenia bezpečnostných incidentov. Porušenie ochrany osobných údajov riešime podľa čl. 33 a 34 GDPR.

11. Práva dotknutej osoby

• právo na prístup a kópiu údajov;
• právo na opravu a doplnenie;
• právo na vymazanie, ak neexistuje zákonná povinnosť alebo iný dôvod uchovania;
• právo na obmedzenie spracúvania;
• právo na prenosnosť pri splnení zákonných podmienok;
• právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme;
• právo kedykoľvek odvolať udelený súhlas s účinnosťou do budúcnosti.

Žiadosť zašlite na business.system.sro@gmail.com. Môžeme primerane overiť vašu totožnosť. Odpovedáme bez zbytočného odkladu, spravidla do jedného mesiaca; pri zložitej žiadosti možno lehotu predĺžiť podľa GDPR. Upozorňujeme, že údaje z knihy ubytovaných a z hlásenia pobytu cudzincov nemôžeme vymazať pred uplynutím zákonnej lehoty.

Sťažnosť možno podať na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk. Predchádzajúci kontakt s prevádzkovateľom nie je podmienkou.

12. Povinnosť poskytnúť údaje a deti

Údaje označené pri rezervácii a pri registrácii ako povinné sú potrebné na uzavretie zmluvy alebo na splnenie zákonnej evidenčnej povinnosti. Bez nich nemožno rezerváciu potvrdiť alebo pobyt zákonne poskytnúť. Voliteľné cookies sú dobrovoľné. Rezerváciu vykonáva plnoletá osoba; údaje maloletých hostí sa spracúvajú iba v nevyhnutnom rozsahu za účasti zodpovednej dospelej osoby.

13. Zmeny zásad

Aktuálna verzia týchto zásad je vždy dostupná na tejto stránke a uvádza dátum účinnosti. Podstatná zmena sa neuplatní spätne v rozpore so zákonom. Ak je potrebný nový súhlas, vyžiadame si ho samostatne.

Právny rámec: nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR); zákon č. 18/2018 Z. z.; zákon č. 253/1998 Z. z.; § 113 zákona č. 404/2011 Z. z.; § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z.